Knowledge management

I Processi Intelligenti possono snellire l’organizzazione degli uffici in ottica lean, dando supporto agli impiegati alleggerendo le loro attività ripetitive ed agevolando quelle a valore aggiunto: scopri come.

L’azienda con 80 impiegati ha un’ampia infrastruttura informatica in rete Microsoft ed un ERP internazionale che copre tutti i processi operativi che trattano dati strutturati.

Ciò non impedisce che in parallelo proliferino migliaia di files Word, Excel e PDF con documenti, analisi, disegni, cataloghi e pubblicazioni, nonché moduli cartacei compilati a mano come richieste di acquisto, permessi di uscita, bolle di recupero, rapporti di non conformità, reclami clienti, ecc. – ovvero tutti i dati non strutturati presenti in azienda.

Quelli informatizzabili sono archiviati in rete in cartelle private o condivise che nascono con una logica di ordine ed organizzazione ma in poco tempo degenerano in ridondanza e difficoltà di reperimento; la comunicazione via email tra gli impiegati allegando documenti genera duplicazioni ed incertezze sugli aggiornamenti di versione.

La meta posta a Sigecon è fare ordine in questo scenario, ma la nostra proposta va oltre: bene mettere ordine nell’archiviazione, ma lo sforzo e l’investimento deve servire anche a rendere “vivi” i documenti, rendendoli parte integrante e trainante dei processi aziendali, allo scopo di guidare l’operatività degli impiegati mediante dei workflow preconfigurati ma flessibili a copertura dei principali processi ripetitivi.

Ciò consente anche di codificare la conoscenza trasferendone la padronanza dal know-how personale degli operatori ad un know-how patrimonio dell’azienda; il consulente raccoglie da ogni capo servizio i suggerimenti sui processi da automatizzare, ne esce un elenco di una trentina di flussi tra i quali ne vengono selezionati circa venti.

Tra i più significativi:

  • Revisione flusso di approvazione RDA (Richieste di Acquisto)
  • Automazione condivisione disegni da Ufficio Tecnico ad Ufficio Acquisti e fornitori
  • Flusso approvazione ordini di acquisto
  • Archiviazione ciclo passivo (bolla, fattura fornitori)
  • Gestione delle azioni correttive
  • Istruzioni di lavoro
  • Procedura richiesta permessi ed approvazione
  • Documentazione prodotto (schede mkt nuovi prodotti e consolidamento)
  • Workflow sviluppo nuovi prodotti (macro)
  • Archiviazione documentazione cliente (ciclo attivo)

Il disegno della soluzione passa per una fase di rilevazione della situazione “as is” e la traduzione in un flusso automatizzabile con il software di Information Management ARXIVAR™, di cui Sigecon è GOLD PARTNER insieme a Regesta, con cui forma la rete di impresa ReteSi.

L’implementazione dei processi è contemporanea alla revisione delle impostazioni “to be”, realizzando dei veri e propri PROCESSI INTELLIGENTI.

Una importante componente del progetto è l’integrazione con il sistema ERP internazionale: per certi processi già esistenti nell’ERP, quali le richieste e gli ordini di acquisto, l’apporto di Arxivar è di appoggio e collegamento tra le azioni da svolgere nell’ERP e quelle operative, quali approvazioni, aggiunta di documenti provenienti dall’esterno e loro collegamento ai dati strutturati; ad esempio la scannerizzazione delle fatture fornitori vengono allegate alle registrazioni contabili e sono quindi consultabili dalla scheda fornitori, o le fatture attive stampate in PDF sono consultabili dalla scheda cliente.

In altri casi il workflow di Arxivar sostituisce integralmente il processo manuale, come ad esempio nel predisporre le schede marketing o nel tracciare il percorso di progettazione, industrializzazione e lancio di nuovi prodotti.

La realizzazione, messa a punto e avviamento dei processi aziendali viene completata in circa 8 mesi e prosegue negli anni successivi con affinamenti, adattamenti alle mutate realtà, nuovi sviluppi; i tecnici EDP dell’azienda acquisiscono il know-how necessario a coprire la manutenzione ordinaria ed i nuovi flussi.